تغير السلوك المعلوماتي للعاملين

تحاول كل مؤسسة خلق ثقافة تحسن أداء الأعمال ولكن لا تدرك نوع السلوكيات والقيم التي ستروج على نحو أفضل لاستخدام فاعل للمعلومات.
وتغيير سلوكيات وقيم العاملين هو تحد دائم للمديرين وذلك لأسباب كثيرة منها:

1- أن ثقافة المؤسسة تصبح فاعلة نظراً لتجانسها وتشربها من قبل الموظفين مع مرور الوقت.
2- قبل تغيير السلوكيات يجب على العاملين تغيير معتقداتهم وكلما كانت السلوكيات والقيم هامة تردد العاملون في إعادة تعريفها واعتناق معتقدات جديدة.
3- أن تغيير الأفكار الثابتة لأنظمة تصرف العاملين على نحو متجانس على أساس معتقداتهم الجديدة.
4- قبل أن يتم تبني المعتقدات والقيم الجديدة فإن العاملين سيقتدون بمديريهم
خط نضج سلوكيات وقيم المعلومات:
وهي تنحصر بلنقاط التالية :
- النزاهة
- الرسمية
- التوجيه والتصويب
- الشفافية
- التقاسم
- أخذ زمام المبادرة
نز اهة المعلومات
لنزاهة المعلومات قيمة تنظيميه يبرزها السلوك الفردي للمديرين و الموظفين . و للنزيهين صفة عدم التلاعب بالمعلومات بغية الكسب الشخصي ، مثل التمرير المتعمد لمعلومات غير دقيقة قد تؤثر سلبا في قسم آخر ، أو توزيع معلومات لتبرير قراءات بعد صدورها ، أو الاحتفاظ بالمعلومات ً لأنفسهم ، وينتج عن نزاهة المعلومات ترحيب العاملين في تقاسم المعلومة " الحساسة " في المؤسسة لتحسين الأداء الفردي والجماعي وأداء المؤسسة . وتضع نزاهة المعلومات حدوداً واضحة بين الاستخدام الشخصي والاستخدام المؤسساتي للمعلومات ومعارف العاملين
رسمية المعلومات :-
هي الدرجة التي يثق ويستخدم فيها العاملون المصادر الرسمية للمعلومات .

توجيه المعلومات وتصويبها :-

تتم بخصوص أداء الأعمال بين المديرين والموظفين لتوضيح العلاقة بين المسؤوليات الفردية ومسؤوليات وحدات العمل ، وتوجيه المعلومات تنتج :-

1- بزوغ أفكار جديدة والتعلم عن طريق تحسن الأداء .
2- تقاسم معلومات الأداء الحساسة يشجع تقاسم أنماط أخرى حساسة وغير حساسة من المعلومات .
3- يمكن أن يحث ويراقب ويكافئ التوصل إلى نتائج محددة على المستوى الفردي ومستوى وحدة العمل ومستوى المؤسسة .

شفافية المعلومات :-
أن الشفافية تخلق الإمكانية للحديث عن الإخفاق والأغلاط والأخطاء بطريقة مفتوحة وبناءة ، وكذلك تسمح للمديرين والموظفين بالتعلم من أخطائهم والاستمرار في عملية التغذية الراجعة .

تقاسم المعلومات :-
وهو التبادل الحر للمعلومات الحساسة وغير الحساسة بين الإفراد والفرق ، وبين الوظائف عبر الحدود التنظيمية .

المبادرة في المعلومات :-
هو سلوك لابد من إظهاره للبحث عن المعلومات الخاصة بالمتغيرات في بيئة أعمال المؤسسة والاستجابة لها بسرعة .

إدارة قيم وسلوكيات المعلومات

إذا لم تكن المؤسسة لها نضج كاف بقيم وسلوكيات المعلومات , فما هي الخطوات التصحيحية التى يمكن ان يقوم بها المديرون في المؤسسة ؟ سنشرح هنا عشر قواعد يستطيع المديرون بمقتضاها تحسين قيم وسلوكيات المعلومات للعاملين في المؤسسة .

القاعدة الأولى :-
لا مساومة على النزاهة : تتضمن النزاهة قول الحقيقة وإرساء الثقة ، ويتضمن قول الحقيقة النزاهة وتجنب التضليل ، وهذا يعني عرض الحقيقة بأكبر دقة ممكنة .
القاعدة الثانية :-
استخدام النزاهة لبناء الإيمان في المعلومات الرسمية :
إذا اعتقد العاملون في مؤسسة ما أن الآخرين سيجمعون ويوثقون المعلومات بأمانة ودقة ، فإنهم سيوثق بالمعلومات الرسمية الخاصة بالزبائن والمنتجات والأداء والماليات والعمليات وهذه لها 3 قواعد :-
1- اختصار الوقت المضيع في إعادة تجميع وإعادة تحليل المعلومات المستلمة .
2- تسريع استخدام المعلومات .
3- اعتماد العاملين على المعلومات الرسمية للتدقيق المضاعف للتقارير الرسمية.
القاعدة الثالثة :- جعل معلومات الأداء صريحة وواضحة :
أن توثيق إجراءات ومعايير الأداء من خلال موظفي المؤسسة وتعريف الحاجات والمصطلحات الأساسية للمعلومات ، وجعل لغة مشتركة وفهم مشترك للمعلومات الخاصة بالأداء في عمل إرجاء المؤسسة يساعد موظفي المؤسسة على فهم العلاقة بين أعمالهم وأهداف المؤسسة .
القاعدة الرابعة: نشر معلومات الأداء بالمؤسسة
ليس على المؤسسة أن تجعل معلومات الأداء صريحة فقط، وإنما أن تبثها على كل المستويات.

القاعدة الخامسة: استعمال معلومات الأداء الرسمية لبناء الانفتاح:
إن تقاسم معلومات الأداء الحساسة في المؤسسة ما يخلق الانفتاح بين المديرين والموظفين، وهو شرط سابق للشفافية، وتتطلب الشفافية من العاملين أن يكونوا منفتحين على أفكار وهموم الآخرين

القاعدة السادسة: تطوير معلومات أداء الفريق لخلق الانفتاح: هناك طريقة أخرى
لدعم المؤسسات للانفتاح والشفافية هي التركيز على الفريق بدلاً من / أو إضافة إلى الأداء الفردي

القاعدة السابعة: استعمال كل خطأ باعتباره فرصة للتعلم:
إن الشفافية هي أمر ضروري للتعلم على مستوى المؤسسة والمستوى الفردي ويتعلم العاملون عن طريق المحاولة وفعل الأشياء وعندما يتعلم الناس الفعل فهم يرتكبون أخطاء لا محالة في بعض الأحيان

وعلى الناس أن يشعروا أنهم أحرار في البحث عن أسباب أخطائهم ويتعلموا حتى لا تحدث هذه الأخطاء مرة ثانية وحتى يصبح التعلم بالمؤسسة أمراً واقعاً فإن على المديرين أن يكشفوا ويعالجوا ويتقاسموا الأخطاء وبدون عتاب أو حرج ويمكنهم فقط بهذه الطريقة أن يخلقوا الثقة.

القاعدة الثامنة :
زيادة تقاسم المعلومات عن طريق شفافية وتوجيه أفضل للمعلومات .
يبدو أن تقاسم المعلومات هو فعل طوعي ، ولكنفي كثير من الأحيان نُسأل أو نُشجع أو نُدفع إلى تقاسم الألعاب مع أشقائنا وتقاسم معارفنا ومعلوماتنا مع أعضاء الفريق أو المديرين .
هذا السلك بالحقيقة أكثر تعقيداً ، فما السبب ؟
إن التقاسم يعتمد على شروط أولية مثل :
· لغة مشتركة .
· وجود علاقة سابقة .
· ثقة أن المعلومات لن تستخدم في غير مصلحة من يُقاسمها .
· الغرض من المتقاسم يجب أن تكون بينة .
· ماذا يمكن تقاسمه من معلومات وما لا يمكن تقاسمه .
· يجب أن يكون جزءً من ثقافة المؤسسة .

القاعدة التاسعة :
العاملون الذين يفهمون الأعمال ومن تتوافر لديهم معلومات سيكونون مُبادرين .
إن عملية التقاسم المفتوح لمعلومات الأداء مقرونة مع المستويات العالية الشفافية تخلق بيئة قوية للموظفين والمديرين للتصرف بروح المبادرة بحثاً عن أفكار ومعلومات جديدة .

القاعدة العاشرة :
سلوكيات المعلومات الجديدة في مكان محدد من المؤسسة لاتعلي من المعلومات في أرجائها
لذلك يجب تعميمها في جميع أرجاء المؤسسة وليس حصرها في الفرع الرئيسي فقط .